Αρχική / Προσωπικά στοιχεία / Γέλιο / Επικοινωνία / today / fortunes / Οδηγός για το e-mail

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail)

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια πολύ χρήσιμη υπηρεσία που μας προσφέρει το διαδίκτυο. Μέσω αυτής, οι χρήστες μπορούν να ανταλάσσουν μηνύματα κειμένου μεταξύ τους. Επιτρέπεται επίσης και η επισύναψη (attachment) αρχειων μέσα στα μηνύματα.

Σωστή γλώσσα

Αρχίζω από τα (ίσως όχι και τόσο) αυτονόητα: Συντακτικό, παράγραφοι, σημεία στίξης. Το πρώτο γράμμα κάθε πρότασης κεφαλαίο. Τα σημεία στίξης δεν έχουν κενό με την προηγούμενη λέξη ενώ έχουν ένα κενό με την επόμενη. Δεν είναι άσχημη ιδέα να αφήνουμε δύο κενά μετά από κάθε τελεία, κάνει το τέλος της πρότασης πιο εμφανές στο μάτι. Οι παράγραφοι χωρίζονται μεταξύ τους με μια ολόκληρη κενή γραμμή. Όταν δεν ακολουθούνται τα παραπάνω, το κείμενο που προκύπτει είναι ακατανόητο ή φοβερά δυσνόητο.

Πολλοί έχουν τη συνήθεια να γράφουν χρησιμοποιώντας λατινικούς χαρακτήρες, τα γνωστά μας φραγκοχιώτικα (greeklish). Πρόκειται για ένα κατάλοιπο περασμένων καιρών, όταν δεν υπήρχε υποστήριξη Ελληνικών. Στις μέρες μας δεν υπάρχει συνήθως λόγος για φραγκοχιώτικα. Τυπικά όμως είναι αποδεκτά, αρκεί να ακολουθούνται οι κανόνες που αναφέρονται στην προηγούμενη παράγραφο (σωστή στίξη). Επίσης, επειδή σ' αυτα δεν υπάρχουν τόνοι ή διαλυτικά, συχνά είναι αναγκαίο να καταφεύγουμε σε διάφορα τεχνάσματα για να αποφύγουμε την ασάφεια. Γράφουμε δηλαδή nOmos και nomOs, (κεφαλαίο για να δηλώσουμε τον τόνο), pa.i.dakia και paidakia, (τελείες για να δηλώσουμε τα διαλυτικά).

Ένα κείμενο χωρίς τόνους είναι κι αυτό τυπικά αποδεκτό, είναι όμως αρκετά «φτωχότερο».

Το να γράφει κανείς χρησιμοποιώντας μόνο κεφαλαία γράμματα είναι τελείως λάθος. Πέρα από το δυσκολονόητο και το αντιαισθητικό αποτέλεσμα, θεωρείται και μεγάλη αγένεια καθώς στη γλώσσα του διαδικτύου αυτό σημαίνει ότι ουρλιάζει κανείς.

Επάνω

Το Subject

Το θέμα (Subject) του μηνύματος είναι ότι ακριβώς λεει το όνομά του: Μια επικεφαλίδα που δηλώνει σε μια γραμμή το θέμα του. Παραδόξως, ένα μεγάλο ποσοστό των χρηστών αγνοεί αυτό το τόσο απλό πράγμα.

Όλα τα μηνύματα πρέπει να έχουν θέμα το οποίο δηλώνει σύντομα, αλλά με πληρότητα το περιεχόμενό τους. Αυτό διευκολύνει πολύ τον παραλήπτη: Με μια ματιά καταλαβαίνει το περιεχόμενο και είναι εύκολη η κατηγοριοποίηση και ο ορισμός προτεραιοτήτων στα μηνύματα. Επίσης, διευκολύνεται κατά πολύ η μετά την πάροδο κάποιου χρόνου αναζήτηση σε ένα φάκελο με πολλά μηνύματα.

Κάτι ακόμα: Όταν σε μια απάντηση ενός μηνύματος αλλάξει το θέμα συζήτησης, επιβάλλεται και η αλλαγή του subject. Συνήθως, σε τέτοιες περιπτώσεις εσωκλείουμε και το προηγούμενο θέμα μέσα σε αγκύλες. Έτσι, είναι πιο φανερή η εξέλιξη του περιεχόμενου των μηνυμάτων. Για παράδειγμα:

Subject: Σάλτσα μπεσαμέλ [Ήταν: Παστίτσιο]

Επάνω

Πολλοί παραλήπτες

Συχνά θέλουμε να στείλουμε κάποιο μήνυμα σε πολλούς παραλήπτες.

Το πρόβλημα που προκύπτει είναι ότι ο καθένας από αυτούς λαμβάνει μέσα στο μήνυμα μια λίστα με τις διευθύνσεις και όλων των άλλων. Αυτό είναι κακό για διάφορους λόγους:

Πρόταση: Όταν θέλουμε να στείλουμε μήνυμα σε πολλούς παραλήπτες, αντί για την επικεφαλίδα To: στη λίστα των διευθύνσεων χρησιμοποιούμε την Bcc: (Blind Carbon Copy). Όταν χρησιμοποιείται η τελευταία, ο καθένας από τους παραλήπτες δεν βλέπει τη διεύθυνση των άλλων, παρά μόνο τη δική του. Αυτό λύνει όλα τα παραπάνω προβλήματα. Επίσης, διαγράφουμε όσα σημεία του μηνύματος εμφανίζουν διευθύνσεις αλληλογραφίας τρίτων λόγω αλλεπάλληλων προωθήσεων του μηνύματος.

Επάνω

Quoting

Όταν απαντάμε σε ένα μήνυμα, τα περισσότερα προγράμματα ταχυδρομείου χρησιμοποιούν κάποιο ειδικό σύμβολο στα αριστερά κάθε γραμμής του αρχικού κειμένου. Για παράδειγμα:

> Αυτό είναι αρχικό κείμενο.
Αυτό είναι απάντηση

Η τακτική αυτή ονομάζεται quoting και είναι ένας έξυπνος τρόπος να ξεχωρίζει το αρχικό κείμενο από την απάντηση. Επιπλέον, πολλά προγράμματα προχωρούν παραπέρα και χρωματίζουν διαφορετικά με βάση το quotation το κείμενο του μηνύματος. Αυτό οδηγεί σε ακόμα πιο ευανάγνωστα μηνύματα. Για παράδειγμα:

>> Πόσο γάλα θέλει η μπεσαμέλ;
> Ένα λίτρο.
Φρέσκο ή εβαπορέ;

Έτσι, για διευκόλυνση όλων μας, είναι απαραίτητο να έχουμε ρυθμίσει σωστά τα προγράμματα που χρησιμοποιούμε για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ώστε να κάνουν σωστό quoting.

Συμβουλή: Με το να αφήνει κανείς μια κενή γραμμή μεταξύ του αρχικού κειμένου και της απάντησής του, κάνει το μήνυμα ακόμα πιο ευανάγνωστο.

Επάνω

Αναδίπλωση (Wrapping)

Συνηθίζουμε στα μηνύματα να αναδιπλώνουμε τις μακριές γραμμές ώστε να μην ξεπερνούν κάποιο όριο, π.χ. τους 72 χαρακτήρες.

Το μήκος γραμμής που μπορεί να διαβάσει κανείς εξαρτάται από το μέγεθος και την ανάλυση της οθόνης του καθώς και από το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί. Πέρα από αυτό το μήκος θα πρέπει να κυλίσει το κείμενο προς τα δεξιά για το τέλος κάθε γραμμής και όταν φτάσει στην επόμενη να ξανακυλίσει προς τα αριστερά, πράγμα καθόλου βολικό.

Ορισμένα προγράμματα διαθέτουν την δυνατότητα να αναδιπλώνουν αυτόματα το κείμενο στα όρια της οθόνης κι έτσι επιτρέπουν εύκολα την ανάγνωση κειμένου με γραμμές μακρύτερες της οθόνης. Το πρόβλημα που προκύπτει εδώ είναι ότι συχνά δε λαμβάνουν υπ΄ όψη τους το quoting. Έτσι προκύπτει κάτι σαν το παρακάτω χάλι:

> Ορισμένα προγράμματα διαθέτουν την δυνατότητα να αναδιπλώνουν
αυτόματα
> το κείμενο στα όρια της οθόνης κι έτσι επιτρέπουν εύκολα την
ανάγνωση

Αυτό που συνέβη στο παραπάνω κείμενο θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί αν το μήκος των γραμμών ήταν μικρότερο ή αν το πρόγραμμα ήταν πιο προσεκτικό στην αναδίπλωση.

Προτάσεις:

Επάνω

Μόνο ό,τι χρειάζεται

Γενικά, είναι καλό όταν απαντάμε ή προωθούμε ένα μήνυμα να κόβουμε όσο quoted κείμενο δεν χρειάζεται. Δηλαδή να κρατάμε μόνο το κείμενο στο οποίο απαντάμε και/ή εκείνο που είναι απαραίτητο για να βγει νόημα, και να σβήνουμε οτιδήποτε περιττό (υπόλοιπο κείμενο, κεφαλίδες μηνύματος, υπογραφή του προηγούμενου χρήστη, disclaimer του provider ή της εταιρείας κλπ).

Μ΄ αυτή την τακτική αφ΄ ενός μεν κερδίζουμε σε περιεχόμενο (πιο «μαζεμένα», πιο ευκολονόητα μηνύματα) και αφ΄ ετέρου δε σπαταλάμε το εύρος ζώνης μας (πιο μικρά σε όγκο μηνύματα).

Επάνω

Top posting

Top posting όνομάζεται η τακτική κατά την οποία η απάντηση γράφεται στο επάνω μέρος του μηνύματος και ακολουθεί ακέραιο το αρχικό μήνυμα. Είναι λάθος και πρέπει να αποφεύγεται.

Ο σωστός τρόπος απάντησης σε ένα μήνυμα είναι μετά το αρχικό κείμενο. Για την ακρίβεια, κάθε σημείο της απάντησης πρέπει να βρίσκεται ακριβώς κάτω από το κείμενο στο οποίο απαντάει. Και φυσικά, κόβουμε όσο από το αρχικό κείμενο δε χρειάζεται.

> Πόση ώρα θέλει η μπεσαμέλ για να δέσει;

Περίπου 25΄.

> Είναι καλύτερα να βράσει σε χαμηλή ή σε δυνατή φωτιά;

Καλύτερα σε χαμηλή.

Η τακτική αυτή ακολουθεί τη φυσική ροή του λόγου: πρώτα το αρχικό μήνυμα και μετά η απάντηση. Όταν μάλιστα υπάρχουν πολλαπλά επίπεδα απαντήσεων, έτσι έχουμε σαφώς πιο ευανάγνωστο αποτέλεσμα.

Κάποιοι υποστηρίζουν το top posting με την αιτιολογία ότι είναι πιο απλό γι΄ αυτόν που θα διαβάσει την απάντηση, διότι αν απαντήσουμε στο τέλος του μηνύματος θα πρέπει κανείς να κυλίσει όλο το μήνυμα προς τα κάτω μέχρι να τελειώσει το αρχικό κείμενο και να φτάσει στην απάντηση. Αν όντως χρειάζεται κύλιση, τότε σημαίνει απλώς ότι ο αποστολέας δεν έχει αφαιρέσει από το quoted κείμενο τα άχρηστα κομμάτια.

Πολλές φορές τοποθετούμε στη θέση του αρχικού κειμένου που αφαιρέσαμε κάποιο σημάδι όπως [snip] ή [...] ώστε να είναι ξεκάθαρο ότι αφαιρέθηκε.

Παραπομπές:

Of proper quoting
Why is Bottom-posting better than Top-posting
Top vs Bottom Posting
Quoting: Bottom Posting

Επάνω

Συνημμένα

Με τη βοήθεια των συνημμένων μπορούμε να μοιραστούμε διάφορα αρχεία (εικόνες, έγγραφά και άλλα) με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Ας έχουμε υπ΄ όψη μας όμως ότι τα πρωτόκολλα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σχεδιασμένα για τη μεταφορά κειμένου κι όχι αρχείων. Έτσι, (για να μην τα πολυλογούμε), υπάρχει κάποια σημαντική επιβάρυνση για τη μεταφορά των συνημμένων.

Δηλαδή, όταν επισυνάψω σε ένα μήνυμα ένα αρχείο 100 KB, θα μεταφερθούν περίπου 150KB, μια αύξηση δηλαδή της τάξης του 50%. Αυτό μπορεί να μη φαίνεται τραγικό, είναι όμως τουλάχιστον αντιπαραγωγικό.

Καλό είναι να είμαστε φειδωλοί με τα συνημμένα γιατί αυξάνουν κατά πολύ το μέγεθος των μηνυμάτων. Ας μην ξεχνάμε ότι δεν έχουν όλοι την ίδια γρήγορη σύνδεση κι ότι ο χρόνος on-line κοστίζει.

Ένα άλλο άσχημο με τα συνημμένα είναι ότι δεν δίνεται στον παραλήπτη η επιλογή για το αν θα τα κατεβάσει. Μπορεί κάτι να μας άρεσε ή να μας φάνηκε πολύ αστείο. Δεν είναι όμως απαραίτητο να ισχύει για όλους αυτό. Με τα συνημμένα τους επιβάλλουμε να το κατεβάσουν (όσο μεγάλο κι αν είναι), θέλουν δε θέλουν.

Τέλος, να προσθέσω ότι όπως είναι φτιαγμένα πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο παραλήπτης είναι αναγκασμένος να κατεβάσει το (ενδεχομένως πολύ μεγάλο) μήνυμά μας γιατί αλλιώς δεν θα μπορέσει να δει όλα τα επόμενα.

Προτάσεις

Επάνω

Chain letters

Κυκλοφορούν διάφορα μηνύματα που μας προτρέπουν να τα στείλουμε σε όσους περισσότερους γνωστούς μας μπορούμε. Αυτά ονομάζονται chain letters. Ποτέ δε στέλνουμε chain letters.

Τα θέματα αυτών των μηνυμάτων χωρίζονται σε διάφορες κατηγορίες:

Όσον αφορά την πρώτη, πρέπει να είναι κανείς πολύ αφελής για να πιστέψει ότι για κάθε μήνυμα που στέλνεται θα δοθεί κάποιο μικρό ποσό (π.χ. 1 σεντ του δολαρίου) για κάποιο σκοπό.

Όσον αφορά τη δεύτερη, νομίζω ότι τα σχόλια περιττεύουν.

Όσον αφορά την τρίτη, κατ΄ αρχάς να τονιστεί ότι πολλές φορές τα ίδια αυτά μηνύματα είναι μολυσμένα με τον ιό! Ύστερα, κανείς δεν πρέπει έτσι απλά να πιστεύει ό,τι του στέλνουν. Τα περισσότερα τέτοια μηνύματα είναι απλά φάρσες (hoaxes). Μια αναζήτηση στο διαδίκτυο (π.χ. στο google) για το καθένα από αυτά θα σας πείσει. Αν, παρ΄ όλα αυτά, διαπιστώσουμε ότι υπάρχει πράγματι ο ιός, τότε στέλνουμε ένα νέο προειδοποιητικό μήνυμα στους γνωστούς μας με Bcc: με σύντομη αναφορά δίνοντας και παραπομπή σε σοβαρό δικτυακό τόπο που να το επιβεβαιώνει.

Επάνω